Pokladní systémy šetří čas i peníze

Je to už více než dvacet let, kdy "na place" ve všech českých restauracích pobíhal číšník mezi hosty a kuchyní s objednávkou napsanou na papírovém bločku, kdy papír a tužka byly jedinými nástroji k uzavření hostova účtu a kontrole nákladů v podniku...

Dnes je téměř běžné, že restaurace, bary, hotely a kluby řídí provoz za pomoci moderních pokladních systémů. Většinou se jedná o komplexní systém vhodný pro jakýkoli typ gastronomického provozu.

Vznik pokladních systémů

Historicky první pokladní systém má kořeny již v roce 1870 ve městě Daytona v americkém státě Ohio. Tehdejší úspěšný obchodník James Ritty, který obchodoval s whisky, vínem a doutníky čelil problémům s nepoctivými zaměstnanci. Jednoho dne se James Ritty vydal parníkem na výlet do Evropy. Na parníku ho velmi zaujal mechanizmus lodního šroubu, který uměl počítat jeho otáčky z důvodu pravidelné kontroly a údržby. V této chvíli se v něm zrodila myšlenka, že by něco podobného potřeboval pro kontrolu ve svém obchodě. Když se vrátil zpět domů, ihned o všem informoval svého bratra, s nímž začal vyvíjet nápad, a to duplicitní mechanizmus, který by uměl počítat hotovostní transakce. O devět let později, tedy v roce 1879, si James a jeho bratr patentovali svůj vynález jako "Ritty’s incorruptible cashier" (volně přeloženo jako "Rittyho neúplatný pokladní"). Tento moment se dá považovat za vznik pokladního systému. Bratři Rittyovi si pak otevřeli továrnu na jejich výrobu. V roce 1881 firmu koupil Jacob Eckert, který podnik označil za "National manufacturing company" (volně přeloženo jako "Národní výrobní společnost"). Od něj později koupil firmu John Patterson, který pokračoval v dalším vývoji pokladny a zdokonalil ji natolik, že bylo možné tisknout transakce a denní záznamy. Postupem několika let došlo k dalším převratným zlepšením a v roce 1970 byla představena první pokladna řízena počítačem.

Co umí současné systémy?

Pochopitelně záleží na tom, jaký si vyberete, jaké kombinaci hardwaru a softwaru dáte přednost.  Hardware, jednoduše řečeno,  je ta část systému, která je vidět. Jedná se tak o volbu velikosti, odolnosti "kasy" proti prachu, vodě... Software pak  určuje možnosti, funkce, který konkrétní pokladní systém nabízí. Nahlédněme do některých z nich.

Centrální částí systému je pokladna. "V každém okamžiku máte na očích aktuální tržbu i stavy účtů. Nechybí možnost podívat se do historie účtu. Mezi další funkce patří, třídění podle kategorií, sloučení stolů, přesun mezi stoly, dopočítávání částky, stravenky, karty, storno, slevy při placení, personální ceny, vrácení účtu po zaplacení a přepínání na dálkový displej," vysvětluje Petr Havelka, jednatel firmy A.W.I.S.

Další klíčovou částí systému je ceník, který obsahuje širokou škálu funkcí. Mezi funkcemi naleznete odečítání ze skladu, možnost definování složení jídel i koktejlů, zrcadlo a inventuru. Samozřejmostí je jednoduchá editace jednotlivých položek dle libosti.

Veškeré statistiky jsou převáděny do přehledných reportů, které obsahují příjmy, výdaje, měsíční přehledy, přehled docházky.... Všechny položky, které byly do systému vloženy, se nikdy nesmažou. Stornované položky naleznete ve storno záznamu. Prostřednictvím systému lze kontrolovat sklad , kde si můžete nastavit minimální množství zásob. V praxi to znamená, že  systém včas upozorní na všechno, co je potřeba dokoupit.

Pod položkou fakturace naleznete i seznam všech přijatých faktur a nechybí ani možnost upozornění na včasné splacení. Samozřejmostí je, že v této sekci budete pořizovat veškeré zboží do skladu. Pro hotely je významná položka "recepce, rezervace". " Součástí této položky je jednoduchá a přehledná rezervace pokojů, přehled obsazenosti a další informace o jednotlivých pokojích, jako je číslo či název," doplňuje Petr Havelka z firmy A.W.I.S.

Systém může zahrnovat také seznam majetku, inventury, nastavení měny, meziuzávěrky, tržby směn, prodeje za den a úbytky ze sortimentu. Eviduje zároveň chyby v pokladně, takže jejich dohledání je velmi snadné.

Výhody investice

Pokladní systém dává dokonalý přehled o hospodaření v restauraci, kontroluje náklady, provoz, šetří čas a zároveň finance. "Díky systému probíhají objednávky rychleji. Kuchař nemusí čekat, až číšník přinese objednávku do kuchyně a ten stihne obsloužit v kratší době více zákazníků. Stačí jedno kliknutí číšníka na obrazovku a v kuchyni se požadavek vytiskne," popisuje Petr Vopátka, konzultant systematické gastronomie z firmy A.W.I.S.  Jistotou je, že host dostane účtenku bez chyb. Tím, že číšník nesčítá manuálně, ale přes systém, eliminují se chyby.

Výstupy a analýzy ze systému umožňují manažerovi restaurace rychle reagovat na změnu poptávky hostů, snižovat či zvyšovat zásoby ve skladu.

Některé restaurace mají na pokladní systém napojené i kamery, které objednávku monitorují v každé chvíli. "Doporučil bych  přemýšlet o zamýšlené investici, protože je možné propojit efektivně pokladní i kamerový systém,"doporučuje Petr Havelka.